Google Workspace 管理員完整教學：設定與最佳實踐

「公司買了 Google Workspace，但我不知道怎麼設定⋯⋯」這是很多新手管理員的困擾。Google Workspace 的管理功能很強大，但介面選項也很多，不知道從哪裡開始。

這篇文章會帶你從零開始，學會 Google Workspace 管理員最重要的設定。

想了解 Google Workspace 是什麼，請參考 Google Workspace 完整指南。

Admin Console 管理控制台介紹

登入與介面導覽

登入方式：

1. 前往 admin.google.com
2. 使用管理員帳號登入
3. 完成兩步驟驗證（如果已啟用）

主畫面區塊：

區塊	功能
使用者	新增、編輯、刪除用戶
裝置	管理公司裝置
應用程式	設定 Google 服務
帳單	訂閱和付款管理
安全性	安全設定和報告
報告	使用狀況分析
目錄	組織架構、群組

快速搜尋：畫面頂端有搜尋框，可以直接搜尋用戶、群組、設定項目。很好用，記得善用。

管理員角色與權限

Google Workspace 的管理員不只一種：

角色	權限	適合誰
超級管理員	完全控制所有設定	IT 主管、老闆
群組管理員	管理群組和成員	部門主管
使用者管理員	新增、編輯用戶	HR、IT 助理
服務管理員	管理特定服務	專責人員
報告管理員	檢視報告（唯讀）	需要看報表的人
自訂角色	自訂權限組合	特殊需求

建議：

• 超級管理員帳號限制在 2-3 個人
• 日常管理用權限較小的角色
• 定期審查誰有管理權限

常用功能快速入口

這些是你最常用的功能：

用戶相關：

• 新增使用者：使用者 → 新增使用者
• 重設密碼：使用者 → 選擇用戶 → 重設密碼
• 停用帳號：使用者 → 選擇用戶 → 暫停使用者

安全相關：

• 2FA 設定：安全性 → 驗證 → 兩步驟驗證
• 密碼政策：安全性 → 驗證 → 密碼管理

郵件相關：

• MX 記錄：帳戶 → 網域 → DNS 設定
• 郵件路由：應用程式 → Google Workspace → Gmail → 設定

用戶管理教學

新增/刪除用戶

新增單一用戶：

1. 進入 Admin Console
2. 點選「使用者」
3. 點選「新增使用者」
4. 填寫資料：
   • 名字、姓氏
   • 主要電子郵件（@yourcompany.com）
   • 次要電子郵件（找回密碼用）
   • 電話（選填）
5. 設定臨時密碼
6. 點選「新增使用者」

小技巧：勾選「要求使用者在下次登入時變更密碼」，強制新用戶改密碼。

刪除用戶：

1. 進入「使用者」
2. 選擇要刪除的用戶
3. 點選「更多選項」→「刪除使用者」
4. 選擇要不要轉移資料
5. 確認刪除

注意：刪除是永久的。建議先「暫停」帳號，確認沒問題再刪除。

批次匯入用戶

人多的話，一個一個加太慢。用 CSV 批次匯入：

Step 1：下載範本

• 使用者 → 批次更新使用者 → 下載 CSV 範本

Step 2：填寫 CSV

必填欄位：

First Name [Required],Last Name [Required],Email Address [Required],Password [Required],Org Unit Path [Required]
小明,王,[email protected],TempPass123!,/

Step 3：上傳 CSV

• 使用者 → 批次更新使用者 → 選擇檔案 → 上傳

常見錯誤：

• Email 格式錯誤
• 密碼不符合政策
• 組織單位路徑不存在
• CSV 編碼問題（用 UTF-8）

組織單位設定

組織單位（OU）讓你分群管理：

建立組織單位：

1. 目錄 → 組織單位
2. 點選「建立組織單位」
3. 輸入名稱（例如：業務部、工程部）
4. 選擇上層單位
5. 儲存

組織架構範例：

公司（根目錄）
├── 管理部門
│   ├── 財務
│   └── 人資
├── 業務部門
│   ├── 北區
│   └── 南區
└── 技術部門
    ├── 開發
    └── 維運

用途：

• 對不同部門套用不同設定
• 開放/關閉特定服務
• 設定不同的安全政策

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大量用戶遷移？

從其他系統搬過來，帳號很多？讓我們協助，批次建立帳號、遷移郵件，省時省力。

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網域與郵件設定

這是最多人卡關的地方。

網域驗證步驟

買了 Google Workspace 後，第一件事是驗證你擁有這個網域：

驗證方式（擇一）：

方式	適合情況	難度
TXT 記錄	有 DNS 權限	中
CNAME 記錄	有 DNS 權限	中
Meta 標籤	有網站管理權限	簡單
HTML 檔案	有網站管理權限	簡單

TXT 記錄驗證（推薦）：

1. Admin Console → 帳戶 → 網域 → 新增/驗證網域
2. 複製 Google 提供的 TXT 記錄值
3. 登入你的 DNS 服務商（GoDaddy、Cloudflare、中華電信等）
4. 新增 TXT 記錄：
   • 名稱：@（或留空）
   • 值：Google 提供的那串
   • TTL：3600（或預設）
5. 回到 Admin Console 點選「驗證」
6. 等待 DNS 生效（幾分鐘到 48 小時）

MX 記錄設定

驗證完網域，還要設定 MX 記錄，郵件才會寄到 Google：

MX 記錄值：

優先順序	郵件伺服器
1	ASPMX.L.GOOGLE.COM
5	ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM
5	ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM
10	ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM
10	ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM

設定步驟：

1. 登入 DNS 服務商
2. 找到 MX 記錄設定
3. 刪除舊的 MX 記錄
4. 新增上面五筆 MX 記錄
5. 儲存並等待生效

注意：

• 優先順序數字越小越優先
• 設定期間可能會有郵件遺失，建議離峰時間操作
• DNS 變更需要時間生效（TTL）

詳細 MX 設定教學請見 Google Workspace MX 記錄設定教學。

SPF/DKIM/DMARC 設定

這三個是郵件驗證機制，設定好可以：

• 減少郵件被標為垃圾信
• 防止別人冒用你的網域發信
• 提升郵件送達率

SPF（Sender Policy Framework）

告訴收件伺服器：「只有這些伺服器可以用我的網域發信」

新增 TXT 記錄：

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

DKIM（DomainKeys Identified Mail）

數位簽章，證明郵件來自你的網域。

1. Admin Console → 應用程式 → Google Workspace → Gmail
2. 驗證電子郵件 → 產生新記錄
3. 複製 DKIM 記錄到 DNS
4. 啟用 DKIM

DMARC（Domain-based Message Authentication）

告訴收件伺服器如何處理驗證失敗的郵件。

新增 TXT 記錄（名稱：_dmarc）：

v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:[email protected]

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DNS 設定搞不定？

MX、SPF、DKIM、DMARC⋯⋯太多縮寫看不懂？預約技術諮詢，讓專家幫你處理。

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安全設定

2FA 兩步驟驗證強制啟用

兩步驟驗證是最重要的安全設定。強烈建議：全公司強制啟用。

啟用步驟：

1. Admin Console → 安全性 → 驗證 → 兩步驟驗證
2. 選擇組織單位（建議先從 IT 部門試行）
3. 允許使用者啟用兩步驟驗證 → 開啟
4. 強制執行 → 設定時程
5. 選擇強制執行日期（給用戶時間準備）

強制執行建議：

• 給用戶 1-2 週準備時間
• 提前發公告說明
• 準備教學文件
• IT 部門先示範

支援的驗證方式：

• Google Authenticator（推薦）
• 簡訊驗證碼（較不安全）
• 安全金鑰（最安全）
• 備用碼

詳細 2FA 設定請見 Google Workspace 2FA 設定指南。

密碼政策設定

設定位置：安全性 → 驗證 → 密碼管理

建議設定：

項目	建議值
密碼最短長度	12 字元以上
密碼強度	強制包含大小寫、數字、符號
密碼到期	90 天（或永不過期 + 2FA）
禁止重複使用	最近 10 組密碼

現代建議： 長密碼 + 2FA > 短密碼頻繁更換

如果已經強制 2FA，密碼可以設定永不過期，減少用戶困擾。

裝置管理（MDM）

管理員工使用的裝置：

基本管理（免費）：

• 檢視哪些裝置連接公司帳號
• 遠端清除帳號（保留裝置資料）
• 強制裝置密碼

進階管理（需 Business Plus 以上）：

• 遠端完全清除裝置
• 應用程式管理
• 裝置政策
• 位置追蹤

設定步驟：

1. 裝置 → 行動裝置和端點
2. 選擇管理等級
3. 設定裝置政策
4. 用戶需在裝置上確認

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擔心帳號安全？

資安事件層出不窮，你的設定夠安全嗎？預約資安評估，找出潛在風險。

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常見管理任務

重設用戶密碼

最常做的事⋯⋯

方法一：Admin Console

1. 使用者 → 選擇用戶
2. 安全性 → 重設密碼
3. 輸入新密碼或自動產生
4. 勾選「要求使用者下次登入時變更密碼」
5. 重設

方法二：委派給主管 可以設定讓部門主管幫屬下重設密碼，IT 不用事事處理。

查看使用報告

使用狀況報告：

• 報告 → 應用程式報告 → 選擇服務
• 可以看到誰在用、用多少

安全報告：

• 報告 → 安全性 → 安全性調查
• 可疑登入、失敗的登入嘗試

匯出報告： 大部分報告可以匯出 CSV 或連接 BigQuery。

管理第三方應用存取

用戶常常會授權奇怪的 App 存取公司資料。管理員要控管：

查看已授權的應用： 安全性 → API 控制項 → 管理第三方應用程式存取權

設定應用存取政策：

• 信任的應用程式：允許存取
• 受限制的應用程式：需要管理員核准
• 封鎖的應用程式：禁止存取

建議做法：

• 預設封鎖不認識的應用
• 建立白名單（信任的應用）
• 定期審查已授權的應用
• 教育用戶不要亂授權

FAQ：管理員常見問題

管理員帳號被鎖怎麼辦？

如果你是唯一的超級管理員，而且被鎖了：

1. 檢查有沒有其他超級管理員可以幫忙
2. 使用帳號還原選項（需要先設定備用聯絡方式）
3. 聯繫 Google 支援（需要驗證身份）

預防方法：

• 至少有 2 個超級管理員帳號
• 設定帳號還原選項
• 記錄備用碼

用戶自己改了密碼我能知道嗎？

可以。報告 → 稽核日誌 → 使用者 → 篩選「密碼變更」。

可以看到用戶的郵件內容嗎？

一般情況：不行，這是隱私問題。

特殊情況（需 Business Plus 或 Enterprise）：

• 使用 Vault 進行 eDiscovery
• 需要有正當理由（法律調查等）
• 會留下稽核紀錄

怎麼知道誰登入失敗很多次？

報告 → 安全性 → 安全性調查 → 選擇「登入嘗試失敗」。

可以設定警示，失敗次數過多自動通知管理員。

組織單位可以後來再改嗎？

可以。用戶可以隨時移動到不同的組織單位，設定會立即套用。

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管理設定需要幫手？

Google Workspace 設定看似簡單，但細節決定安全性與效率。

我們可以協助：

• 初始設定和網域驗證
• 安全性最佳實踐
• 批次帳號建立
• 管理員培訓

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延伸閱讀

• 回到完整指南，請見 Google Workspace 完整指南
• MX 記錄詳細設定，請見 Google Workspace MX 記錄設定教學
• 2FA 設定詳細教學，請見 Google Workspace 2FA 設定指南
• SMTP 設定教學，請見 Google Workspace SMTP 設定完整教學

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參考資料

• Google Workspace Admin Help
• Admin Console 使用指南
• MX 記錄設定
• 2FA 管理員指南