Gemini for Google Workspace 完整指南：AI 功能與使用教學

「公司買了 Google Workspace，Gemini 功能要另外付錢嗎？」這是 2024 年以來最多人問的問題。答案是：基本功能已經內建，但想要進階功能，要加購。

這篇文章會幫你搞清楚：哪些 Gemini 功能是免費的、哪些要付費、以及怎麼在工作中實際應用。

想先了解 Google Workspace 是什麼，請參考 Google Workspace 完整指南。

Gemini for Google Workspace 是什麼？

Google AI 整合策略

Google 把自家的 Gemini AI 整合進 Workspace 所有應用程式：Gmail、Docs、Sheets、Slides、Meet。這是 Google 對抗 Microsoft Copilot 的主要武器。

整合理念：

• AI 直接在你工作的地方出現
• 不用切換到另一個 App
• 用自然語言下指令
• AI 理解你正在做什麼

Gemini vs ChatGPT vs Copilot

三個主流企業 AI 助手的定位：

項目	Gemini for Workspace	Microsoft Copilot	ChatGPT Enterprise
整合平台	Google Workspace	Microsoft 365	獨立應用
底層模型	Gemini Pro	GPT-4	GPT-4
訓練資料政策	不訓練企業資料	不訓練企業資料	可選擇
價格（加購）	$20-30/人/月	$30/人/月	$25/人/月

選擇建議：

• 用 Google Workspace → 選 Gemini
• 用 Microsoft 365 → 選 Copilot
• 需要獨立 AI 工具 → 選 ChatGPT

各方案 Gemini 功能差異

不同 Workspace 方案，內建的 Gemini 功能不同：

方案	內建 Gemini 功能
Business Starter	Gemini 側邊欄（基本版）
Business Standard	完整 Gemini 整合
Business Plus	完整 Gemini 整合
Enterprise	完整 Gemini 整合 + 進階功能

注意：「完整整合」是指 Gmail、Docs、Sheets 等應用內的 AI 功能。想要更強的功能，還是需要加購。

Gemini 在各應用的功能

Gmail：智慧撰寫與摘要

這是最多人有感的功能。

智慧撰寫（Help me write）

點選「幫我寫」按鈕，輸入指令：

• 「回覆這封信，同意對方的提案」
• 「婉拒這個邀請，語氣要禮貌」
• 「催促對方回覆，但不要太強硬」

AI 會根據你的指令和郵件上下文，產生草稿讓你修改。

郵件摘要

長長的郵件串，不想一封一封看？

• 點選「摘要」
• AI 會幫你整理重點
• 告訴你誰說了什麼、最後結論是什麼

實用場景：

• 出差回來有 100 封未讀信
• 接手專案要看過去溝通記錄
• 長信件串只想知道最後決定

Google Docs：AI 寫作助手

在文件中直接呼叫 AI。

用法：

1. 在文件中輸入「@」
2. 選擇「幫我寫」
3. 輸入指令

指令範例：

• 「寫一份專案提案大綱，主題是行動 App 開發」
• 「把這段文字改成更正式的商業文件語氣」
• 「幫這份報告寫一段執行摘要」
• 「把這 10 條要點整理成一段連貫的文章」

其他功能：

• 改寫：調整語氣、長度
• 潤稿：修正文法、改善流暢度
• 摘要：長文件濃縮成重點

Google Sheets：數據分析與公式

Sheets 的 AI 功能特別實用。

自然語言轉公式

不會寫公式？用說的：

• 「計算 B 欄的總和」→ =SUM(B:B)
• 「找出 A 欄中最大的值」→ =MAX(A:A)
• 「如果 C 欄大於 100，顯示『合格』」→ =IF(C1>100,"合格","")

數據分析

選取一個表格，問 AI：

• 「這份銷售數據有什麼趨勢？」
• 「哪個產品表現最好？」
• 「跟上個月比有什麼變化？」

建立圖表

• 「根據這份資料建立長條圖」
• 「做一個圓餅圖顯示各產品佔比」

限制：

• 複雜的分析還是需要人工判斷
• 大量資料處理速度較慢
• 有時候公式不完全正確，要檢查

Google Slides：自動生成簡報

從零開始做簡報最痛苦，AI 可以幫忙。

生成簡報草稿：

• 輸入主題和大綱
• AI 產生多頁簡報架構
• 包含標題、內容、排版建議

生成圖片：

• 描述你要的圖片
• AI 生成符合內容的插圖
• 不用再找圖庫

改善現有簡報：

• 「讓這頁更簡潔」
• 「加入視覺元素」
• 「改成更專業的風格」

Google Meet：即時字幕與摘要

視訊會議的 AI 功能：

即時字幕：

• 會議進行中自動產生字幕
• 支援多國語言
• 可以存檔

會議摘要（需 Gemini Enterprise）：

• 會議結束自動產生摘要
• 列出討論重點
• 標註待辦事項

翻譯功能：

• 即時翻譯不同語言
• 跨國會議更順暢

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Gemini 費用與方案

各 Workspace 方案內建功能

功能	Starter	Standard	Plus	Enterprise
Gemini 側邊欄	基本	完整	完整	完整
Gmail AI	有限	完整	完整	完整
Docs AI	有限	完整	完整	完整
Sheets AI	有限	完整	完整	完整
Meet 字幕	有	有	有	有
Meet 摘要	無	無	無	有

結論：Business Standard 以上方案，已經有堪用的 AI 功能。

Gemini Business 加購

想要更強的 AI？可以加購：

項目	內容
價格	US$20/人/月
進階功能	Gemini 進階模型、更長的上下文
資料保護	企業級資料保護
管理控制	更細緻的 AI 使用控制

適合：重度使用 AI、需要更強效能的團隊。

Gemini Enterprise 加購

最完整的企業級 AI：

項目	內容
價格	US$30/人/月
包含	Gemini Business 所有功能
會議智慧	Meet 會議摘要、翻譯
進階安全	更嚴格的資料處理政策
Notebook LM	企業版 NotebookLM

適合：大型企業、對 AI 有全面需求。

怎麼買最划算？

成本試算（10 人團隊，年繳）：

方案	年費（無 Gemini 加購）	年費（加購 Gemini Business）
Standard	US$1,728	US$4,128
Plus	US$2,592	US$4,992

加購 Gemini 相當於原本費用的 1.5-2 倍。

建議：

• 先用內建功能，評估使用頻率
• 如果每天都在用 AI，加購才划算
• 可以先讓部分人試用，不用全公司買

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不確定要不要加購？

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Gemini 使用教學

如何啟用 Gemini

管理員啟用步驟：

1. 登入 Admin Console（admin.google.com）
2. 應用程式 → Google Workspace → Gemini
3. 選擇要啟用的組織單位
4. 開啟 Gemini 功能
5. 設定資料使用政策

用戶端：

• 啟用後，用戶會在 Gmail、Docs 等應用看到 AI 功能
• 可能需要重新載入頁面

實用 Prompt 技巧

AI 的產出品質，取決於你怎麼下指令。

好的 Prompt 原則：

1. 明確具體

   • 差：「寫一封信」
   • 好：「寫一封催促客戶付款的信，語氣禮貌但堅定，提醒付款期限是下週五」

2. 給予背景

   • 差：「摘要這封信」
   • 好：「摘要這封信的重點，特別是對方提出的要求和我們需要回覆的問題」

3. 指定格式

   • 「用條列式整理」
   • 「控制在 100 字以內」
   • 「分成三個段落」

4. 指定語氣

   • 「正式商業文件語氣」
   • 「親切但專業」
   • 「簡潔直接」

常用 Prompt 範本：

場景	Prompt
回覆郵件	「回覆這封信，同意對方的提案，但提出想在下週討論細節」
寫提案	「寫一份簡短的專案提案，主題是 OOO，包含目標、方法、時程、預算」
分析資料	「分析這份銷售資料，找出三個主要發現，用條列式呈現」
會議紀錄	「根據這些筆記，整理成正式的會議紀錄，包含出席者、討論事項、決議、待辦事項」

企業導入最佳實踐

階段一：試點

• 選 5-10 人試用
• 不同部門、不同角色
• 收集使用回饋

階段二：培訓

• 教大家怎麼下 Prompt
• 分享成功案例
• 建立內部 Prompt 範本庫

階段三：推廣

• 全公司開放
• 持續收集回饋
• 定期檢視使用狀況

階段四：優化

• 評估是否加購進階功能
• 建立 AI 使用規範
• 持續培訓新進人員

Gemini 限制與注意事項

AI 很強大，但不是萬能的。

資料隱私與安全

Google 的承諾：

• Google Workspace 的企業資料不會被用來訓練 AI 模型
• 資料處理符合企業級安全標準
• 資料存放位置可以控制

管理員可以控制：

• 哪些用戶可以使用 Gemini
• AI 功能的開關
• 資料使用紀錄

建議：

• 敏感資料還是要小心
• 不要把機密資訊貼給 AI
• 建立公司的 AI 使用規範

功能限制

目前限制：

• 中文支援還在改善中（偶有翻譯腔）
• 複雜任務需要多次修正
• 無法存取外部網路（不能幫你查最新資料）
• 生成內容需要人工審核

不擅長的事：

• 需要最新資訊的任務
• 複雜的邏輯推理
• 創意性要求很高的內容
• 專業領域的深度分析

語言支援

語言	支援程度
英文	最好
中文	良好（持續改善中）
日文	良好
其他主要語言	持續增加中

中文使用建議：

• 重要文件還是要人工審核
• 偶爾會出現簡體字或翻譯腔
• 專有名詞可能需要修正

FAQ：Gemini 常見問題

已經有 Workspace，Gemini 要另外付費嗎？

Business Standard 以上方案已經內建基本 Gemini 功能，不用另外付費。但如果要進階功能（Gemini Business/Enterprise），需要加購。

Gemini 會看到我的機密資料嗎？

Gemini 會處理你輸入的資料，但 Google 承諾：

• 不會用企業資料訓練模型
• 資料處理符合企業安全標準
• 可以設定資料存放區域

如果你的資料非常敏感，建議：

• 不要直接貼機密內容
• 使用模糊化的資料
• 建立內部使用規範

可以只讓部分員工用 Gemini 嗎？

可以。管理員可以在 Admin Console 設定：

• 依組織單位開放/關閉
• 依群組開放/關閉
• 依功能開放/關閉

Gemini 會取代員工嗎？

不會。Gemini 是助手，不是替代品：

• 它幫你做初稿，你做最終決定
• 它處理重複性工作，你做創意和判斷
• 它加速流程，不是取代人

正確心態：AI 讓你更有效率，不是讓你失業。

跟單獨訂閱 Gemini Advanced 有什麼差別？

項目	Gemini for Workspace	Gemini Advanced（消費者版）
對象	企業	個人
整合	深度整合 Workspace	獨立使用
資料政策	企業級	消費者級
管理功能	Admin Console 控制	無
附加價值	無	含 Google One 2TB

如果你是公司用，選 Workspace 版；個人用，選 Gemini Advanced。

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想在企業導入 AI？

Gemini 功能強大，但導入策略決定成效。從試點到全面推廣，每個階段都有眉角。

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延伸閱讀

• 回到完整指南，請見 Google Workspace 完整指南
• 了解價格方案，請見 Google Workspace 價格完整指南
• 想看最新實驗功能，請見 Google Workspace Labs 介紹
• 消費者版與企業版比較，請見 Google One vs Google Workspace 差異解析

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參考資料

• Gemini for Google Workspace 官方頁面
• Gemini for Workspace 定價
• Gemini 安全性白皮書
• Google Workspace Updates Blog