Google Workspace Flows 工作流程自動化：功能介紹與使用教學

「每天都在做重複的事：收到表單要寄通知信、新員工到職要開帳號、每週報表要手動整理⋯⋯」

這些重複性工作，Google Workspace 可以幫你自動化。

這篇文章會介紹 Google Workspace 的自動化工具，以及實際可用的自動化範例。

想了解 Google Workspace 完整功能，請參考 Google Workspace 完整指南。

Google Workspace 自動化工具總覽

Google Workspace 本身沒有一個叫「Flows」的獨立產品，但有幾個相關的自動化工具：

工具比較

工具	難度	適合對象	功能範圍
AppSheet	低	業務人員、一般用戶	應用程式開發、自動化
Apps Script	中	有程式基礎的人	深度整合、客製化
Google Forms 自動化	低	所有人	表單回應處理
第三方工具（Zapier）	低	所有人	跨平台整合

選擇建議

• 不會寫程式：AppSheet、Google Forms 自動化、Zapier
• 會寫程式：Apps Script
• 需要跨平台：Zapier、Make（Integromat）

AppSheet：無程式碼應用開發

AppSheet 是什麼？

AppSheet 是 Google 2020 年收購的無程式碼平台：

• 不用寫程式就能建立應用
• 可以建立自動化流程
• 與 Google Sheets、Drive 深度整合

適合：

• 業務流程數位化
• 表單審批流程
• 庫存管理
• 簡單的 CRM

自動化功能

AppSheet 的自動化功能包含：

觸發條件（Triggers）：

• 資料新增時
• 資料更新時
• 資料刪除時
• 排程執行

動作（Actions）：

• 發送 Email
• 發送推播通知
• 更新資料
• 呼叫外部 API

範例：請假簽核流程

用 AppSheet 建立請假系統：

1. 資料來源：Google Sheets 記錄請假單
2. 應用介面：員工可以在手機上填寫請假
3. 自動化：
   • 送出後自動通知主管
   • 主管核准後通知 HR
   • 自動更新假期餘額

這種流程以前要找人開發系統，現在用 AppSheet 可以自己做。

Apps Script：進階自動化

Apps Script 是什麼？

Apps Script 是 Google 的腳本語言：

• 基於 JavaScript
• 可以操作所有 Google 服務
• 完全免費使用

適合：

• 複雜的自動化需求
• 需要高度客製化
• 有程式基礎的用戶

常見自動化範例

範例一：表單回覆自動通知

function onFormSubmit(e) {
  var responses = e.values;
  var email = responses[1]; // 假設第二欄是 Email

  MailApp.sendEmail({
    to: email,
    subject: "感謝您的回覆",
    body: "我們已收到您的表單，會盡快回覆。"
  });
}

範例二：每週自動發送報表

function sendWeeklyReport() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var pdf = sheet.getAs('application/pdf');

  MailApp.sendEmail({
    to: "[email protected]",
    subject: "每週報表 - " + new Date(),
    body: "附件是本週報表。",
    attachments: [pdf]
  });
}

範例三：自動備份 Gmail 附件到 Drive

function backupAttachments() {
  var threads = GmailApp.search('has:attachment newer_than:1d');
  var folder = DriveApp.getFolderById('your-folder-id');

  for (var i = 0; i < threads.length; i++) {
    var messages = threads[i].getMessages();
    for (var j = 0; j < messages.length; j++) {
      var attachments = messages[j].getAttachments();
      for (var k = 0; k < attachments.length; k++) {
        folder.createFile(attachments[k]);
      }
    }
  }
}

設定排程執行

Apps Script 可以設定自動執行：

1. 在 Script Editor 中點選「觸發條件」
2. 新增觸發條件
3. 選擇要執行的函式
4. 設定執行頻率（每小時、每天、每週⋯⋯）

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想建立自動化流程？

自動化做得好可以省下大量時間，但設計不好可能造成混亂。預約架構諮詢，讓我們幫你規劃最適合的自動化方案。

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Google Forms 內建自動化

可用功能

Google Forms 本身有基本的自動化：

自動回覆：

• 填表後自動發送確認信
• 可自訂信件內容

通知設定：

• 新回覆通知（即時或摘要）
• 通知特定人員

進階自動化（搭配 Add-ons）

Google Forms 可以安裝外掛增加功能：

Form Notifications：

• 根據回答內容發送不同通知
• 設定條件式通知

Form Publisher：

• 自動從表單回覆生成文件
• 生成 PDF、Google Docs

formLimiter：

• 達到特定條件自動關閉表單
• 時間限制、數量限制

第三方自動化工具

Zapier

Zapier 是最知名的自動化工具：

優點：

• 連接 5000+ 應用程式
• 不需要寫程式
• 設定簡單直覺

適合場景：

• Google Workspace 與其他工具整合
• 跨平台自動化
• CRM、行銷工具串接

範例 Zaps：

• Gmail 收到特定郵件 → 新增 Trello 卡片
• Google Forms 回覆 → 新增 Slack 訊息
• Google Calendar 新事件 → 發送 Email 提醒

價格：

• 免費版：100 tasks/月
• 付費版：從 $19.99/月起

Make（原 Integromat）

Make 是另一個強大的自動化工具：

特色：

• 視覺化流程設計
• 比 Zapier 更複雜的邏輯
• 價格較便宜

適合：

• 需要複雜條件判斷
• 多步驟流程
• 預算考量

選擇建議

需求	建議工具
簡單的兩步驟自動化	Zapier
複雜的多步驟流程	Make
只在 Google 生態系	Apps Script
不想寫程式 + Google 整合	AppSheet

實用自動化範例

範例一：新員工到職自動化

流程：

1. HR 在 Google Forms 填寫新員工資料
2. 自動建立 Google Workspace 帳號
3. 自動發送歡迎信
4. 自動加入相關群組
5. 自動通知 IT 準備設備

工具：Apps Script + Google Forms

範例二：客戶報價流程

流程：

1. 業務在 Google Sheets 填寫報價資料
2. 自動生成報價單 PDF（Google Docs 模板）
3. 自動發送給客戶
4. 客戶回覆後自動通知業務
5. 成交後自動更新 CRM

工具：AppSheet 或 Apps Script

範例三：社群媒體發文提醒

流程：

1. 在 Google Calendar 建立發文排程
2. 發文前一天自動提醒準備素材
3. 發文當天早上提醒發布
4. 發布後自動記錄到 Sheets

工具：Zapier + Google Calendar + Sheets

範例四：會議紀錄自動化

流程：

1. Google Calendar 會議建立時自動建立會議紀錄文件
2. 會議結束後自動發送紀錄連結給與會者
3. 待辦事項自動轉到 Tasks 或 Asana

工具：Apps Script 或 Zapier

建置自動化的建議

開始之前

1. 列出重複性工作：什麼事情每天/每週都在做？
2. 評估自動化價值：花多少時間？值得自動化嗎？
3. 選擇適合的工具：根據複雜度和技術能力選擇

建置時

1. 從簡單開始：先做一個小流程測試
2. 處理例外狀況：自動化失敗時怎麼辦？
3. 記錄文件：留下設定說明，方便日後維護

上線後

1. 監控執行狀況：定期檢查是否正常運作
2. 持續優化：根據使用情況調整
3. 考慮安全性：自動化會存取什麼資料？

常見問題

AppSheet 要錢嗎？

• 基本功能免費
• 進階功能需要付費
• Workspace Business 以上方案包含 AppSheet Core

Apps Script 有執行限制嗎？

有。主要限制：

• 每天執行時間上限
• 每次執行時間上限（6 分鐘）
• API 呼叫次數限制

一般使用不太會遇到限制。

自動化會有安全風險嗎？

可能有：

• 確認自動化流程的權限範圍
• 不要在腳本中存放密碼
• 定期審查自動化設定

可以請人幫忙建置嗎？

可以。如果內部沒有技術人員，可以找：

• Google Workspace 顧問
• 自動化專業公司
• 自由接案者

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需要自動化規劃？

自動化可以省下大量時間，但需要正確的規劃和實作。

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延伸閱讀

• 完整介紹，請見 Google Workspace 完整指南
• 外掛推薦，請見 Google Workspace Marketplace 完整指南
• 管理員教學，請見 Google Workspace 管理員完整教學
• AI 功能，請見 Gemini for Google Workspace 完整指南

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參考資料

• AppSheet 官方網站
• Apps Script 開發者文件
• Google Workspace 自動化
• Zapier Google Workspace 整合