Gemini for Google Workspace 完整指南：AI 功能與使用教學

「公司買了 Google Workspace，Gemini 功能要另外付錢嗎？」這是 2024 年以來最多人問的問題。2025 年答案變了：Gemini 已經直接內含在所有付費 Workspace 方案裡，過去那種每人每月 US$20 / US$30 的單獨加購 SKU 已經停售、不再單獨賣。

這篇文章會幫你搞清楚：現在 Gemini 怎麼取得、各方案內含哪些 AI 功能、以及怎麼在工作中實際應用。

想先了解 Google Workspace 是什麼，請參考 Google Workspace 完整指南。

Gemini for Google Workspace 是什麼？

Google AI 整合策略

Google 把自家的 Gemini AI 整合進 Workspace 所有應用程式：Gmail、Docs、Sheets、Slides、Meet。這是 Google 對抗 Microsoft Copilot 的主要武器。

整合理念：

• AI 直接在你工作的地方出現
• 不用切換到另一個 App
• 用自然語言下指令
• AI 理解你正在做什麼

Gemini vs ChatGPT vs Copilot

三個主流企業 AI 助手的定位：

項目	Gemini for Workspace	Microsoft Copilot	ChatGPT Enterprise
整合平台	Google Workspace	Microsoft 365	獨立應用
底層模型	Gemini（Google 最新世代）	Copilot（GPT 系列）	GPT 系列
訓練資料政策	不訓練企業資料	不訓練企業資料	可選擇
取得方式與價格	已內含在付費 Workspace 方案（不再單獨加購）	加購 US$30/人/月	洽詢報價

選擇建議：

• 用 Google Workspace → 選 Gemini
• 用 Microsoft 365 → 選 Copilot
• 需要獨立 AI 工具 → 選 ChatGPT

各方案 Gemini 功能差異

2025 年起，所有付費 Workspace 方案都內含 Gemini AI，不再需要加購。差別主要在使用額度與部分進階功能（例如較高階方案的 Meet 會議摘要、更高的使用上限）：

方案	內含 Gemini 功能
Business Starter	內含 Gemini（含 Gmail、Docs、Sheets 等應用 AI）
Business Standard	內含 Gemini（完整應用整合）
Business Plus	內含 Gemini（完整應用整合）
Enterprise	內含 Gemini + 進階功能（如 Meet 會議摘要、更高額度）

注意：各方案的實際額度與可用進階功能會隨 Google 政策調整，以官方頁為準。重點是：Gemini 現在是方案內含，而不是要另外加購的 SKU。

Gemini 在各應用的功能

Gmail：智慧撰寫與摘要

這是最多人有感的功能。

智慧撰寫（Help me write）

點選「幫我寫」按鈕，輸入指令：

• 「回覆這封信，同意對方的提案」
• 「婉拒這個邀請，語氣要禮貌」
• 「催促對方回覆，但不要太強硬」

AI 會根據你的指令和郵件上下文，產生草稿讓你修改。

郵件摘要

長長的郵件串，不想一封一封看？

• 點選「摘要」
• AI 會幫你整理重點
• 告訴你誰說了什麼、最後結論是什麼

實用場景：

• 出差回來有 100 封未讀信
• 接手專案要看過去溝通記錄
• 長信件串只想知道最後決定

Google Docs：AI 寫作助手

在文件中直接呼叫 AI。

用法：

1. 在文件中輸入「@」
2. 選擇「幫我寫」
3. 輸入指令

指令範例：

• 「寫一份專案提案大綱，主題是行動 App 開發」
• 「把這段文字改成更正式的商業文件語氣」
• 「幫這份報告寫一段執行摘要」
• 「把這 10 條要點整理成一段連貫的文章」

其他功能：

• 改寫：調整語氣、長度
• 潤稿：修正文法、改善流暢度
• 摘要：長文件濃縮成重點

Google Sheets：數據分析與公式

Sheets 的 AI 功能特別實用。

自然語言轉公式

不會寫公式？用說的：

• 「計算 B 欄的總和」→ =SUM(B:B)
• 「找出 A 欄中最大的值」→ =MAX(A:A)
• 「如果 C 欄大於 100，顯示『合格』」→ =IF(C1>100,"合格","")

數據分析

選取一個表格，問 AI：

• 「這份銷售數據有什麼趨勢？」
• 「哪個產品表現最好？」
• 「跟上個月比有什麼變化？」

建立圖表

• 「根據這份資料建立長條圖」
• 「做一個圓餅圖顯示各產品佔比」

限制：

• 複雜的分析還是需要人工判斷
• 大量資料處理速度較慢
• 有時候公式不完全正確，要檢查

Google Slides：自動生成簡報

從零開始做簡報最痛苦，AI 可以幫忙。

生成簡報草稿：

• 輸入主題和大綱
• AI 產生多頁簡報架構
• 包含標題、內容、排版建議

生成圖片：

• 描述你要的圖片
• AI 生成符合內容的插圖
• 不用再找圖庫

改善現有簡報：

• 「讓這頁更簡潔」
• 「加入視覺元素」
• 「改成更專業的風格」

Google Meet：即時字幕與摘要

視訊會議的 AI 功能：

即時字幕：

• 會議進行中自動產生字幕
• 支援多國語言
• 可以存檔

會議摘要（需 Gemini Enterprise）：

• 會議結束自動產生摘要
• 列出討論重點
• 標註待辦事項

翻譯功能：

• 即時翻譯不同語言
• 跨國會議更順暢

---

想導入企業 AI？

AI 功能很多，但哪些對你的團隊最有用？預約 AI 導入諮詢，讓專家幫你規劃最佳方案。

---

Gemini 費用與方案

重要：加購 SKU 已停售，Gemini 改為方案內含

先講最關鍵的變動：過去的「Gemini for Workspace 加購」已經停售。Google 在 2025-01 宣布把 Gemini 直接併入所有付費 Workspace 方案，原本每人每月 US$20（Business 版加購）、US$30（Enterprise 版加購）的獨立 SKU，新舊客戶都無法再單獨訂購。

也就是說，現在你不需要「額外付一筆錢買 Gemini」——只要用的是付費 Workspace 方案，Gemini AI 功能就已經含在裡面。

內含後的方案價格

作為併入的配套，部分方案價格上調（Gemini 內含反映在方案費用中）。以最常見的 Business Standard 為例：

項目	內容
併入前	US$12/人/月（不含 Gemini）
併入後	US$14/人/月（年繳；彈性方案 US$16.80）＋內含 Gemini
生效日	2025-03-17 起

其他方案（Business Starter、Business Plus、Enterprise）也隨之調整，各方案現行價格以官方頁為準。重點是：這筆費用已經把 Gemini 包進去，不再有「要不要加購」的選擇題。

各 Workspace 方案內含的 AI 功能

功能	Starter	Standard	Plus	Enterprise
Gemini 側邊欄	內含	內含	內含	內含
Gmail AI	內含	內含	內含	內含
Docs AI	內含	內含	內含	內含
Sheets AI	內含	內含	內含	內含
Meet 字幕	有	有	有	有
Meet 摘要	依方案	依方案	依方案	有
Gemini Notebook（原 NotebookLM）	內含	內含	內含	內含

結論：所有付費方案都已內含 Gemini AI；差別在使用額度與少數進階功能（如 Meet 會議摘要在較高階方案更完整）。

怎麼算最划算？

既然 Gemini 已內含、不再是加購項，成本評估就從「要不要多付 Gemini 的錢」變成「選哪一個 Workspace 方案」。以 10 人團隊、Business Standard 年繳估算：

方案	每人每月	10 人年費（估）	Gemini
Business Standard	US$14	約 US$1,680	已內含

建議：

• 不用再單獨編列「Gemini 加購」預算，直接依團隊需求選方案
• 想要更完整的會議智慧（Meet 摘要）等進階功能，往 Enterprise 方案評估
• 消費者／個人用途另有 Google AI Pro（見下方 FAQ），不要跟 Workspace 方案混在一起買

---

不確定該選哪個方案？

Gemini 雖然已內含，但選錯 Workspace 方案一樣會多花錢。免費評估，算給你看最適合團隊的方案與投資報酬率。

---

Gemini 使用教學

如何啟用 Gemini

管理員啟用步驟：

1. 登入 Admin Console（admin.google.com）
2. 應用程式 → Google Workspace → Gemini
3. 選擇要啟用的組織單位
4. 開啟 Gemini 功能
5. 設定資料使用政策

用戶端：

• 啟用後，用戶會在 Gmail、Docs 等應用看到 AI 功能
• 可能需要重新載入頁面

實用 Prompt 技巧

AI 的產出品質，取決於你怎麼下指令。

好的 Prompt 原則：

1. 明確具體

   • 差：「寫一封信」
   • 好：「寫一封催促客戶付款的信，語氣禮貌但堅定，提醒付款期限是下週五」

2. 給予背景

   • 差：「摘要這封信」
   • 好：「摘要這封信的重點，特別是對方提出的要求和我們需要回覆的問題」

3. 指定格式

   • 「用條列式整理」
   • 「控制在 100 字以內」
   • 「分成三個段落」

4. 指定語氣

   • 「正式商業文件語氣」
   • 「親切但專業」
   • 「簡潔直接」

常用 Prompt 範本：

場景	Prompt
回覆郵件	「回覆這封信，同意對方的提案，但提出想在下週討論細節」
寫提案	「寫一份簡短的專案提案，主題是 OOO，包含目標、方法、時程、預算」
分析資料	「分析這份銷售資料，找出三個主要發現，用條列式呈現」
會議紀錄	「根據這些筆記，整理成正式的會議紀錄，包含出席者、討論事項、決議、待辦事項」

企業導入最佳實踐

階段一：試點

• 選 5-10 人試用
• 不同部門、不同角色
• 收集使用回饋

階段二：培訓

• 教大家怎麼下 Prompt
• 分享成功案例
• 建立內部 Prompt 範本庫

階段三：推廣

• 全公司開放
• 持續收集回饋
• 定期檢視使用狀況

階段四：優化

• 評估是否升級到含更多進階功能的方案（如 Enterprise）
• 建立 AI 使用規範
• 持續培訓新進人員

Gemini 限制與注意事項

AI 很強大，但不是萬能的。

資料隱私與安全

Google 的承諾：

• Google Workspace 的企業資料不會被用來訓練 AI 模型
• 資料處理符合企業級安全標準
• 資料存放位置可以控制

管理員可以控制：

• 哪些用戶可以使用 Gemini
• AI 功能的開關
• 資料使用紀錄

建議：

• 敏感資料還是要小心
• 不要把機密資訊貼給 AI
• 建立公司的 AI 使用規範

功能限制

目前限制：

• 中文支援還在改善中（偶有翻譯腔）
• 複雜任務需要多次修正
• 無法存取外部網路（不能幫你查最新資料）
• 生成內容需要人工審核

不擅長的事：

• 需要最新資訊的任務
• 複雜的邏輯推理
• 創意性要求很高的內容
• 專業領域的深度分析

語言支援

語言	支援程度
英文	最好
中文	良好（持續改善中）
日文	良好
其他主要語言	持續增加中

中文使用建議：

• 重要文件還是要人工審核
• 偶爾會出現簡體字或翻譯腔
• 專有名詞可能需要修正

FAQ：Gemini 常見問題

已經有 Workspace，Gemini 要另外付費嗎？

不用。2025-01 起 Gemini 已內含在所有付費 Workspace 方案裡，過去每人每月 US$20 / US$30 的單獨加購 SKU 已停售。只要你用的是付費 Workspace 方案，Gemini AI 功能就已經含在方案費用中（例如 Business Standard 併入後為 US$14/人/月）。

Gemini 會看到我的機密資料嗎？

Gemini 會處理你輸入的資料，但 Google 承諾：

• 不會用企業資料訓練模型
• 資料處理符合企業安全標準
• 可以設定資料存放區域

如果你的資料非常敏感，建議：

• 不要直接貼機密內容
• 使用模糊化的資料
• 建立內部使用規範

可以只讓部分員工用 Gemini 嗎？

可以。管理員可以在 Admin Console 設定：

• 依組織單位開放/關閉
• 依群組開放/關閉
• 依功能開放/關閉

Gemini 會取代員工嗎？

不會。Gemini 是助手，不是替代品：

• 它幫你做初稿，你做最終決定
• 它處理重複性工作，你做創意和判斷
• 它加速流程，不是取代人

正確心態：AI 讓你更有效率，不是讓你失業。

跟消費者版的 Gemini（Google AI Pro）有什麼差別？

先釐清名稱：消費者版原本叫 Gemini Advanced / Google One AI Premium，現已更名整併為 Google AI Pro（台灣 NT$650/月）。它和企業用的 Gemini for Workspace 是兩條線：

項目	Gemini for Workspace	Google AI Pro（消費者版，原 Gemini Advanced）
對象	企業	個人
整合	深度整合 Workspace	獨立使用
資料政策	企業級	消費者級
管理功能	Admin Console 控制	無
附加價值	內含於 Workspace 方案	含大容量雲端儲存（目前 5TB，以官方頁為準）

如果你是公司用，選付費 Workspace 方案（已內含 Gemini）；個人用，選 Google AI Pro。

---

想在企業導入 AI？

Gemini 功能強大，但導入策略決定成效。從試點到全面推廣，每個階段都有眉角。

預約 AI 導入諮詢，讓我們幫你規劃最適合的 AI 導入方案。

---

延伸閱讀

• 回到完整指南，請見 Google Workspace 完整指南
• 了解價格方案，請見 Google Workspace 價格完整指南
• 想看最新實驗功能，請見 Google Workspace Labs 介紹
• 消費者版與企業版比較，請見 Google One vs Google Workspace 差異解析

---

參考資料

• Gemini for Google Workspace 官方頁面
• Gemini for Workspace 定價
• Gemini 安全性白皮書
• Google Workspace Updates Blog