AppSheet Automation 自動化完整教學｜4 個實用範例【2025】

App 做好了，但每次都要手動發通知？

Automation 讓你的 App 自己動起來。

新訂單進來，自動發 Email。 庫存不夠，自動警示。 每天早上，自動發送報表。

這篇教你怎麼設定。

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什麼是 AppSheet Automation？

用一句話解釋

Automation 就是：當某件事發生時，自動執行某個動作。

例如：

• 當「新訂單建立」時，自動「發 Email 給業務」
• 當「庫存低於安全量」時，自動「發通知給採購」
• 當「每天早上 8 點」時，自動「發送昨日報表」

為什麼需要 Automation？

沒有 Automation，你要自己記得：

• 檢查有沒有新訂單
• 檢查庫存夠不夠
• 每天手動整理報表

這些重複性工作，Automation 幫你自動完成。

Automation 可以做什麼？

常見的應用：

應用場景	觸發條件	執行動作
新訂單通知	新資料建立	發 Email
審核提醒	表單送出	通知主管
低庫存警示	數值低於門檻	發通知
每日報表	每天固定時間	發送報表
到期提醒	日期即將到達	發提醒
狀態變更通知	欄位值改變	通知相關人

想了解更多 AppSheet 功能，請參考 AppSheet 完整指南。

Automation 基本概念

Automation 由三個核心元素組成。

三個核心元素

1. Event（事件）- 什麼時候觸發？

決定 Automation 何時啟動。

常見的 Event 類型：

Event 類型	說明	範例
Data Change	資料變更時觸發	新增、修改、刪除
Schedule	固定時間觸發	每天、每週、每月
Form Submit	表單送出時觸發	使用者提交表單

2. Process（流程）- 要做什麼？

定義要執行的步驟。

一個 Process 可以包含：

• 一個或多個 Task
• 條件判斷（If-Then）
• 多步驟流程

3. Task（任務）- 具體動作

實際執行的動作。

常見的 Task 類型：

Task 類型	說明
Send Email	發送 Email
Send Notification	發送推播通知
Run Task	執行另一個 Task
Call Webhook	呼叫外部 API
Create PDF	產生 PDF 文件
Add Row	新增資料列
Update Row	更新資料

Event 詳細說明

Data Change 事件

觸發時機：

• Adds only：只有新增時觸發
• Updates only：只有更新時觸發
• Deletes only：只有刪除時觸發
• All changes：任何變更都觸發

可以加上條件，例如：「只有當 Status = '已核准' 時才觸發」

Schedule 事件

設定固定排程：

• Daily：每天執行（可指定時間）
• Weekly：每週執行（可指定星期幾）
• Monthly：每月執行（可指定日期）
• Custom：自訂 Cron 表達式

Task 詳細說明

Send Email

發送 Email 通知。

可設定：

• 收件人（固定 Email 或從資料帶入）
• 主旨
• 內容（支援動態欄位）
• 附件

Send Notification

發送 App 內推播通知。

使用者的手機會收到通知。

Call Webhook

呼叫外部 API。

可以用來：

• 串接 LINE Notify
• 連接 Slack
• 觸發其他系統

進階 Webhook 應用請參考 AppSheet API 串接指南。

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Automation 教學

用 4 個實用範例，教你從零開始設定 Automation。

範例 1：新資料通知

情境： 新訂單進來時，自動發 Email 給業務。

Step 1：建立 Bot

1. 進入 AppSheet 編輯器
2. 點選左側「Automation」
3. 點選「Create my first automation」或「+ New Bot」
4. 命名為「新訂單通知」

Step 2：設定 Event

1. 點選「Configure event」
2. 選擇「Data Change」
3. Table：選擇「Orders」（訂單表）
4. Data change type：選擇「Adds only」（只有新增時）

Step 3：設定 Process

點選「Add a step」→「Run a task」

Step 4：設定 Task（Send Email）

1. Task type：選擇「Send an email」
2. To：輸入業務 Email，或用公式 [SalesEmail] 從資料帶入
3. Subject：新訂單通知 - <<[OrderID]>>
4. Body：

您好，

有一筆新訂單需要處理：

訂單編號：<<[OrderID]>>
客戶名稱：<<[CustomerName]>>
訂單金額：<<[TotalAmount]>>

請盡快處理，謝謝！

Step 5：測試

1. 點選「Test」按鈕
2. 選擇一筆測試資料
3. 確認 Email 正確發送

Step 6：啟用

將 Bot 的狀態切換為「On」

範例 2：每日報表

情境： 每天早上 8 點，自動發送昨日銷售統計。

Step 1：建立 Bot

命名為「每日銷售報表」

Step 2：設定 Event（Schedule）

1. 選擇「Schedule」
2. Frequency：選擇「Daily」
3. Time：選擇「08:00」
4. Timezone：選擇你的時區

Step 3：建立報表 View

先在 UX → Views 建立一個報表 View：

• 篩選昨日資料
• 包含統計數字

Step 4：設定 Task（Send Email with Report）

1. To：管理者 Email
2. Subject：銷售日報 - <<TODAY()-1>>
3. Body：

早安，

以下是昨日（<<TODAY()-1>>）的銷售統計：

總訂單數：<<COUNT(SELECT(Orders[OrderID], [OrderDate] = TODAY()-1))>>
總銷售額：<<SUM(SELECT(Orders[TotalAmount], [OrderDate] = TODAY()-1))>>

詳細報表請見附件或登入系統查看。

4. Attachment：可附上 PDF 報表

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範例 3：審核流程

情境： 請假申請送出後，自動通知主管審核。

Step 1：建立 Bot

命名為「請假申請通知」

Step 2：設定 Event

1. Data Change → Adds only
2. Table：LeaveRequests（請假申請表）
3. Condition（選填）：[Status] = "待審核"

Step 3：設定 Task

發 Email 給主管：

1. To：[Employee].[Manager].[Email]（從員工→主管→Email 取得）
2. Subject：請假申請待審核 - <<[Employee].[Name]>>
3. Body：

<<[Employee].[Manager].[Name]>> 您好，

有一筆請假申請需要您審核：

申請人：<<[Employee].[Name]>>
假別：<<[LeaveType]>>
日期：<<[StartDate]>> 至 <<[EndDate]>>
天數：<<[Days]>> 天
事由：<<[Reason]>>

請登入系統進行審核。

Step 4：加入審核結果通知（進階）

再建立一個 Bot：

• Event：Updates only，Condition = [_THISROW_BEFORE].[Status] <> [_THISROW_AFTER].[Status]
• 當 Status 變更時，通知申請人審核結果

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範例 4：到期提醒

情境： 合約到期前 30 天，自動發送提醒。

Step 1：建立 Bot

命名為「合約到期提醒」

Step 2：設定 Event（Schedule）

1. 選擇「Schedule」→「Daily」
2. 每天早上檢查

Step 3：設定 Process（帶條件）

1. 找出 30 天內到期的合約
2. Condition：[ExpiryDate] = TODAY() + 30

Step 4：設定 Task（Send Email）

1. To：合約負責人 Email
2. Subject：合約到期提醒 - <<[ContractName]>>
3. Body：

提醒您，

以下合約將於 30 天後到期：

合約名稱：<<[ContractName]>>
客戶：<<[CustomerName]>>
到期日：<<[ExpiryDate]>>

請評估是否續約或採取其他行動。

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進階技巧

基本設定學會後，來看一些進階應用。

條件式執行

讓 Automation 根據條件決定是否執行。

在 Event 層設定條件

只有符合條件才會觸發。

範例：只有「金額超過 10,000」的訂單才通知主管

[TotalAmount] > 10000

在 Process 層設定條件

用 If-Then 分支。

範例：根據金額大小，發送不同的通知

IF [TotalAmount] > 50000 THEN
  發送給總經理
ELSEIF [TotalAmount] > 10000 THEN
  發送給經理
ELSE
  發送給業務

多步驟流程

一個 Bot 可以執行多個 Task。

範例：新訂單進來時

1. Step 1：發 Email 給業務
2. Step 2：發 Notification 給倉庫
3. Step 3：Call Webhook 更新 ERP

步驟會依序執行。

錯誤處理

設定 Automation 失敗時的處理方式。

常見錯誤：

• Email 發送失敗
• Webhook 連線失敗
• 權限不足

處理方式：

• 設定重試次數
• 發送失敗通知給管理員
• 記錄錯誤日誌

Webhook 整合

Call Webhook 可以連接外部服務。

常見應用：

• LINE Notify 發送 LINE 訊息
• Slack 發送頻道訊息
• 自建 API 更新其他系統

LINE 整合詳細教學請參考 AppSheet LINE 整合教學。

Automation 限制

使用 Automation 前，要知道這些限制。

方案限制

方案	Automation 支援
免費	❌ 不支援
Starter	✅ 基本功能
Core	✅ 完整功能
Enterprise	✅ 完整功能

免費方案無法使用 Automation。

詳細方案比較請看 AppSheet 費用完整解析。

執行限制

Starter 方案限制：

• 每月執行次數有上限
• 某些進階 Task 不支援

一般限制：

• Webhook timeout：30 秒
• Email 附件大小：10MB
• 單一 Bot 步驟數：有上限

功能限制

Automation 不能做的事：

• 複雜的程式邏輯（要寫程式碼）
• 即時雙向對話（聊天機器人）
• 大量資料批次處理

如果需求超過 Automation 能力，可能需要用 API 串接其他工具。

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FAQ

Automation 要額外付費嗎？

要。

免費方案不包含 Automation。

需要 Starter（$5/用戶/月）以上方案。

可以設定多少個 Bot？

沒有明確數量限制。

但建議：

• 保持 Bot 數量精簡
• 相關的自動化合併成一個 Bot
• 定期檢視和清理沒在用的 Bot

Automation 會即時觸發嗎？

Data Change 類型的 Event 是即時的。

Schedule 類型則依照設定的時間執行。

可以暫停 Automation 嗎？

可以。

每個 Bot 都可以切換 On/Off 狀態。

暫停後不會觸發，但設定會保留。

如何除錯 Automation？

1. 使用 Test 功能：模擬執行，不會真的發送
2. 檢查 Log：Automation → 選擇 Bot → 查看執行歷史
3. 簡化流程：先測試單一步驟，確認沒問題再加入更多

Automation 可以觸發另一個 Automation 嗎？

可以，但要小心。

用「Run Task」可以觸發其他 Task。

注意避免無限循環（A 觸發 B，B 又觸發 A）。

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下一步

學會 Automation，你的 App 就能自動化運作了。

建議練習

1. 從簡單開始：先做一個「新資料通知」
2. 逐步加功能：成功後再加條件判斷
3. 記錄問題：遇到錯誤記下來，方便排查

繼續學習

• AppSheet 完整指南：了解所有功能
• AppSheet 範例大全：看更多實用範例
• AppSheet API 串接指南：進階外部整合
• AppSheet LINE 整合教學：串接 LINE 通知

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需要更複雜的自動化？

AppSheet Automation 能處理大部分需求，但複雜的多步驟流程需要專業規劃。

常見的進階需求：

• 多系統連動的工作流程
• 複雜的條件判斷邏輯
• 大量資料的批次處理
• 與 ERP/CRM 的深度整合

預約架構諮詢，讓我們幫你設計最佳自動化架構。

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參考資料

1. AppSheet Documentation - Automation
2. AppSheet Community - Automation Best Practices
3. Google Cloud - AppSheet Bot Examples
4. AppSheet Help - Troubleshooting Automation